आठवें विश्व हिंदी सम्मेलन में भाग लेने के लिए जिन प्रतिनिधियों ने पंजीकरण कराया है उनके आवास के लिए होटल पेनसिलवानिया में व्यवस्था की गई है जिसका पता है- 401, सातवां एवेन्यू, (33 स्ट्रीट), न्यूयॉर्क, एन.वाई. 10001-2062, दूरभाषः 212-7365000, फैक्स- 212-5028712. सम्मेलन स्थल, अर्थात फैशन इन्स्टीट्यूट ऑफ टेक्नालोजी से इस होटल का पैदल मार्ग लगभग 5-7 मिनट का है।

सम्मेलन की अवधि 12-15 जुलाई, तक के लिए कमरे का किराया प्रति रात्रि 139/- डालर की दर से एक कमरे में एक व्यक्ति के आधार पर प्रति कमरा, 556 डालर (24,711/- रुपए) चार रात्रियों के लिए अथवा एक कमरे में दो व्यक्तियों के ठहरने के आधार पर 280/- डालर (12,444/- रुपए) होगा।

सम्मेलन की अवधि अर्थात चार रात्रियों के लिए कमरे के प्रभार का भुगतान करने के बाद संबंधित प्रतिनिधि के नाम पर कमरा आरक्षित किया जाएगा। इस बात का ध्यान रखें कि प्रत्येक प्रतिनिधि के लिए कमरा चार यात्रियों के लिए ही आरक्षित किया जाएगा। यदि कोई प्रतिनिधि कम अवधि के लिए ठहरना चाहे तो भुगतान की गई राशि वापस नहीं की जाएगी और न ही कम दिनों (अर्थात चार के स्थान पर दो अथवा तीन दिन) के लिए कमरा आरक्षित करने के अनुरोध को स्वीकार किया जाएगा।

इसके अलावा स्थानीय नियमों के अनुसार छह अमेरिकी डालर प्रति अदद की दर पर कुली-भाड़ा होटल द्वारा लिया जाएगा जिसका भुगतान प्रतिनिधि को ही करना होगा।

भुगतान का तरीका

होटल आवास के लिए भुगतान निम्नलिखित किसी भी तरीके से किया जा सकता हैः

1. अमेरिका सहित भारत के बाहर के प्रतिनिधियों द्वारा भुगतान अमेरिकी डालर में "C.G.I. World Hindi Conference Registration A/c No. 77606578720001" के पक्ष में Swift Code SBIN US33 द्वारा बैंक ट्रांसफर, डिमांड ड्राफ्ट अथवा क्रेडिट कार्ड द्वारा किया जा सकता है, तथापि इससे संबंधित अंतरण शुल्क प्रतिनिधि द्वारा वहन किया जाएगा।

2. अमेरिका के प्रतिनिधियों द्वारा भुगतान अमेरिकी डालर में "C.G.I. World Hindi Conference Registration A/c No. 77606578720001" के पक्ष में बैंक चैक के जरिए भी किया जा सकता है। तथापि, भुगतान राशि के प्राप्त होने पर ही उनके नाम पर आवास की पुष्टि की जाएगी।

3. भारत से आने वाले प्रतिनिधियों द्वारा 24,711/- रुपए (एक कमरे में एक व्यक्ति) अथवा  12,444/- रुपए (एक कमरे में दो व्यक्ति) का भुगतान "वेतन एवं लेखा अधिकारी, विदेश मंत्रालय, नई दिल्ली" के पक्ष में डिमांड ड्राफ्ट/ पे आर्डर के जरिए किया जाएगा। भुगतान हिंदी अनुभाग, विदेश मंत्रालय, कमरा नंबर 235-एन, साउथ ब्लॉक, नई दिल्ली- 110 0011 को भेजा जाए। आठवें विश्व हिंदी सम्मेलन संबंधी सभी पत्राचार में संबंधित प्रतिनिधि की पंजीकरण संख्या का उल्लेख अवश्य करें।

4. यदि प्रतिनिधि एक कमरे में दो व्यक्तियों के साथ रहने की सुविधा का लाभ उठाना चाहते हैं और किसी विशिष्ट पंजीकृत प्रतिनिधि  के साथ रहना चाहते हैं तो कृपया उस प्रतिनिधि की पंजीकरण संख्या सहित उनका पूरा विवरण भेजें ताकि तदनुसार आवास की व्यवस्था करने में सुविधा हो सके।

5. उपर्युक्त किसी भी तरीके से भुगतान की प्राप्ति होने पर संबंधित प्रतिनिधि की सुविधा के लिए उनकी बुकिंग का विवरण उन्हें सूचित कर दिया जाएगा।

प्रतिनिधियों के लिए परिवहन की व्यवस्था उद्घाटन सत्र के लिए केवल होटल पेनसिल्वानिया से संयुक्त राष्ट्र मुख्यालय तक होगी। इसके अतिरिक्त प्रतिनिधि यदि चाहें तो अपने रहने की व्यवस्था स्वयं कर सकते हैं। ऐसी स्थिति में सम्मेलन स्थल तथा संयुक्त राष्ट्र मुख्यालय, जहां उद्घाटन सत्र होगा, तक आने-जाने की व्यवस्था संबंधित प्रतिनिधि को स्वयं करनी होगी।